Het traject Collegiale bestuurlijke visitatie
Op 6 juni 2019 stemden de leden van de VO-raad in met de actualisatie van de Code Goed Onderwijsbestuur VO. In de nieuwe code staat: “Het bestuur [neemt] eens in de vier jaar deel aan een vorm van collegiale bestuurlijke visitatie.” Sinds 2015 faciliteert de VOacademie deze gestructureerde bezoeken van bestuurders aan collega-bestuurders gericht op het bestuurlijk handelen. Op 13 juni 2019 is weer een nieuwe groep gestart.Tijdens de startbijeenkomst hebben de deelnemers kennis gemaakt met elkaar; ook zijn ze voorbereid op de visitatie. De deelnemers zullen na de zomer elkaar collegiaal visiteren.
Waarom is de collegiale visitatie een belangrijk onderdeel van de professionalisering van bestuurders en schoolorganisaties? Welke meerwaarde heeft het? We legden deze en andere vragen voor aan Kees Hoefnagel (voorzitter Collegiale bestuurlijke visitaties bij de VO-academie en onder andere oud-bestuursvoorzitter van Stichting Onderwijs MiddenLimburg) en Niek Bootsma (deelnemer tweede tranche CBV, bestuurder bij Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Tilburg en nu ook een van de voorzitters van de visitatiecommissies).
Hoefnagel: “Van het visitatietraject is het maken van de zelfevaluatie een belangrijk onderdeel: de bestuurder reflecteert op zijn/haar bestuurlijk handelen. Wat waren mijn ambities en mijn doelen? Hoe heb ik gehandeld en met welk resultaat? Wat zijn de bestuurlijke thema’s voor de toekomst? De zelfreflectie leidt tot het formuleren van de persoonlijke leervragen en is daarmee de basis voor de visitatie. Dit hele proces vraagt wel tijd, energie en afstand nemen van je dagelijkse agenda. Maar dat is een noodzakelijke investering die zich ook terugbetaald. De opbrengst komt aan het einde van de visitatiedag. Je krijgt dan feedback van je collega-bestuurders op basis van de gesprekken met interne en externe stakeholders. Een half jaar later komen een paar leden van de visitatiecommissie terug voor een follow-up gesprek. Hoe kijk je terug op het proces en (hoe) heeft de feedback je geholpen bij je professionalisering als bestuurder?”
Bootsma: “Voor mij was de zelfevaluatie van enorme meerwaarde. Je wordt gedwongen na te denken over je bestuurlijk handelen. Elke bestuurder heeft een volle agenda, het is makkelijk mee te gaan in de waan van de dag. Juist zo’n traject zorgt dat je intensief kunt reflecteren op jezelf. Daarbij betrek je zowel interne als externe stakeholders. Niet alleen leraren en schoolleiders, maar bijvoorbeeld ook collega-bestuurders uit de regio of mensen van de gemeente. Kees gaf al aan dat je ook leervragen formuleert. Als die scherp zijn, krijg je ook goede feedback waarmee je aan de slag kunt. Bij mij kwam dat op het goede moment. We hadden net een bestuurlijke reorganisatie achter de rug, van rector-bestuurder was ik fulltime bestuurder geworden. Ik moest onder andere een bestuursbureau optuigen. Daarnaast kwamen in de top veel nieuwe mensen. Dan lijkt het alsof je alles in je eentje moet doen. Mijn leervraag was dan ook: ‘hoe breng ik anderen in stelling’. Van mijn collega-bestuurders kreeg ik goede adviezen: deel het probleem, bepaal zelf wat je wel en niet wilt doen, leg veel terug bij de anderen, ook al zijn ze nieuw. Laat
hen het zelf ontdekken. Dat ben ik de dag erna gaan doen en dat heeft veel opgeleverd.”
Hoefnagel: “Het voorbeeld van Niek geeft aan wat de meerwaarde kan zijn van de visitaties, op verschillende niveaus. Ten eerste voor de individuele bestuurder. Die heeft nagedacht over zijn rol, handelen en krijgt respons en antwoorden op zijn leervragen. Dat kan leiden tot de bevestiging van de koers of tot het signaal om een andere aanpak te kiezen. De meerwaarde zit hem ook op het niveau van de organisatie. Een professionele
en reflecterende bestuurder geeft immers het goede voorbeeld. Daarnaast merken we dat het betrekken van de medewerkers een positief effect heeft. Ze zien dat als erkenning vanuit de bestuurder, maar krijgen ook inzicht in en waardering voor zijn rol en functie. Dat opent deuren voor verdere gesprekken. Een derde aspect is dat medewerkers soms de thema’s en processen binnen de organisatie beter in samenhang zien. Daarnaast krijgen
bestuurders inzicht in de zorgen en vragen binnen de organisatie. Door de openheid van de bestuurder in de zelfevaluatie zijn mensen in de panelgesprekken ook opener over hun ervaringen in en met de organisatie.”
Bootsma: “Dat is het verschil met intervisie, wat veel bestuurders doen. Je brengt daar je eigen vraagstuk in, mensen geven je daar tips of feedback op. Zeker leerzaam, ik zit zelf in twee leernetwerken. Bij visitaties sta je zelf centraal, collega-bestuurders maken een rondje door je organisatie, spreken met docenten, schoolleiders en anderen. En door de zelfevaluatie wordt de organisatie zelf betrokken. Het is intensiever, maar levert ook een breder en gefundeerder antwoord op. Overigens kan ik me voorstellen dat bestuurders huiverig zijn om je op deze manier bloot te geven. Het is ook niet niks. Maar ik vind dat we als sector onze verantwoordlijkheid moeten nemen. We zijn professionals, dus we moeten ook lef tonen. Als je een zelfbewuste beroepsgroep bent, regel je zelf je professionalisering. Het is echt een verrrijking voor jezelf en een boost voor de collegialiteit in de sector.”
Hoefnagel: “Ook ik zie collegiale bestuurlijke visitaties als belangrijk instrument voor de sector en de scholen om regie te houden op hun positie en professionalisering. De buitenwereld verwacht dat onderwijs investeert in professionalisering op alle niveaus. Ik wil vooral het positieve benadrukken. Zoals Niek aangeeft, het is een verrijking. Maar ik ben bang dat als de buitenwereld het idee heeft dat de sector geen vaart zet achter haar
professionalisering dat de overheid ingrijpt. In plaats van een leersysteem - zoals het nu is - kan het een controlesysteem worden. Beter is dat bestuurders zelf de regie houden. Dat zie je bijvoorbeeld met de professionaliseringsthema’s die het vak van bestuurder mooi in kaart brengen. Het visitatiekader dat wij gebruiken sluit goed aan bij de zes thema’s. Daarmee kun je werken aan de integraliteit van de functie als bestuurder.”
Bootsma: “Boegbeeld is een van de zes thema’s. Dat is voor mijn organisatie de afgelopen twee jaar erg belangrijk geweest. Als rector-bestuurder kon ik die functie minder goed uitoefenen, we hadden niet echt een smoel in de regio. Dat is 180 graden veranderd nu ik bestuurder ben. We hebben een gezicht en een eigen geluid. Organisaties en mensen in de regio weten wat ze aan ons hebben. Ook het thema leiderschap komt veel terug tijdens de visitatie. Een collega had in zijn zelfevaluatie geschreven dat er overal in zijn school leergemeenschappen waren ontstaan. En toen we zijn scholen binnen gingen konden we constateren dat hem dat inderdaad gelukt was. Er waren best ingrijpende veranderingen doorgevoerd, bijvoorbeeld het laten varen van de klassieke organisatiestructuur. Dat getuigd van lef en goed leiderschap. Overigens is dit ook een mooi aspect van het traject: het meedraaien als visitator, het kijken in andermans organisatie. Daar leer je heel veel van.”
Meer weten?
- Kijk in het aanbod van de VO-academie onder Collegiale bestuurlijke visitatie. In december start weer een groep (tranche 6) met de voorbereidingen op visiteren. Meer informatie over deze tranche vind u hier.
- In 2017 heeft de VO-academie een katern uitgebracht over collegiale visitaties: ‘Een frisse blik, collegiale visitatie als instrument voor professionele ontwikkeling'. Deze vindt u hier.