Boek: Grip. Het geheim van slim werken

Schrijver: Rick Pastoor

Werkdruk de baas door niet minder maar anders te werken

Recensent: Bert Peene

Werkdruk is misschien niet het grootste probleem waarmee professionals in het onderwijs worstelen, maar een prominente plaats in de top 10 van alles wat het ervaren van werkplezier bemoeilijkt, heeft ze toch wel. In ieder geval wordt het zo beleefd. En voor de meesten is het ook wel duidelijk wat daarvan de oorzaak is: het gevoerde taakbeleid en de hoge tot zeer hoge administratieve last. Of de beleidsmakers daar maar snel iets aan willen doen. Rik Pastoor werpt in zijn boek ‘Grip. Het geheim van slim werken’ een ander licht op de zaak: werkdruk ontstaat doordat we nooit écht hebben leren werken. Er wordt van ons verwacht dat we dat gewoon kunnen: prioriteiten stellen, onze werkagenda beheren, de dagelijkse stroom e-mails verwerken en grip houden op onze drukke baan. Het gevolg: we werken hard, maar hebben zelden het gevoel dat we daadwerkelijk vooruitkomen. Terwijl het anders kan. Met zijn boek wil hij de lezer een praktische aanpak aanreiken om rust en richting te krijgen in zijn (of haar) werkweek.

Laten we maar met het belangrijkste beginnen: een goede planning is dé manier om een ‘weglekkende werkweek’ (Pastoor) te voorkomen. Je agenda is daartoe je navigatiesysteem; het is als het ware een contract met jezelf. Opportunisme is daarbij uit den boze:  je maakt een planning en daar houd je je ook aan. Een detail dat daarbij vaak over het hoofd wordt gezien: noteer niet alleen je afspraken, maar ook een omschrijving en tijdsindicatie van de werkzaamheden die je op een bepaalde werkdag inplant. Een reële planning zorgt voor overzicht en rust. Verder is het belangrijk een takenlijst te gebruiken. Zoiets als het bekende Things to do today-cahier. Want wie daadwerkelijk op zoek is naar (meer) overzicht en rust, moet vooral nooit meer iets in zijn hoofd bewaren.  Opschrijven, prioriteren en uitvoeren is het motto.

Pastoors boek bestaat uit drie delen: Grip op je week, Grip op je jaar en Grip op je leven. In het eerste deel beschrijft hij stap voor stap hoe je je agenda effectief beheert, omgaat met een takenlijst, je mailbox de baas blijft en, niet onbelangrijk, een vangnet onder je week bouwt. Maar daarover straks meer.

Om grip te krijgen op je jaar, is het volgens Pastoor belangrijk dat je een persoonlijk jaarplan maakt. Dat zorgt ervoor dat je meer van je (realistische) doelen bereikt. Ook hier leidt de schrijver zijn lezers stap voor stap door een proces van slim werken, maar dan meer in grote lijnen. Op een praktische manier ook, al begint hij wat hoger in de piramide van menselijke behoeften. Want zo’n jaarplan begint met de vraag: waar kom jij je bed voor uit? Gaat het eerste deel van zijn boek over hoe, in het tweede deel staan de vragen wat en waarom centraal. Wat beweegt je en met welke reden?

Misschien wekt de titel van het derde deel, ‘Grip op je leven’, de indruk dat Pastoor hierin doorstoot naar het hoogste niveau van de eerder genoemde piramide: de spiritualiteit. Dat is echter niet het geval. Het gaat over hoe jij jezelf ontwikkelt en hoe je een betere versie van jezelf kunt worden. Dat lijkt misschien tamelijk egocentrisch, maar dat is het niet. Je kunt namelijk onder meer een betere versie van jezelf worden door vaker en beter te luisteren. Verdfer helpen goed reflecteren en zorgen voor (persoonlijke) groei. Door naar je eigen gedrag te kijken en meer strategisch te leren denken, kun je betere oplossingen voor vraagstukken bedenken, aldus Pastoor.

‘Grip. Het geheim van slim werken’ is precies dat wat het belooft: een verrassend praktisch boek, met stappenplannen en checklists. Je kunt er na het lezen zo mee aan de slag. Maar pas op, zoals zo vaak bedriegt de schijn van eenvoud ook hier. Als je verzuimt support te organiseren, is de kans dat je uiteindelijk toch weer in oude gewoonten vervalt, levensgroot. In zijn boek ‘De Ladder. Waarom veranderen zo moeilijk is én… welke 3 stappen wel werken’ (2018) legt Ben Tiggelaar uit waarom gedragsverandering zo moeilijk is. Verandering is vaak een gevecht tegen de eigen gewoontes, tegen de neiging om verlies uit de weg te gaan en tegen allerlei omgevingsfactoren die het huidige, ongewenste gedrag keurig op zijn plek houden, schrijft hij. Support-technieken helpen je om dit te doorbreken. Hij doelt daarbij op technieken als het veranderen van je omgeving, het voorbereiden op momenten-van-de-waarheid, maar ook op het inroepen van de hulp van anderen. Pastoor noemt dat ook. Hij heeft het over een ‘accountability-partner’, iemand die je herinnert aan je goede voornemens, je nieuwe inzichten biedt, je aanmoedigt in wat goed gaat maar je ook laat zien waar je nog ruimte hebt om te groeien. Pastoor noemt deze support-techniek echter alleen in het tweede deel van zijn boek, terwijl zulke technieken ook, misschien wel juist, relevant zijn in het dagelijks werk. De oplettende lezer zal er misschien op wijzen dat hij al in deel 1 het belang van wekelijkse reflectie noemt – ‘het vangnet onder je week’ – maar daarbij ben je in principe je eigen gesprekspartner en ligt zelfbedrog (dus) op de loer.

Biedt Pastoors boek veel nieuwe inzichten? Voor wie in de loop der jaren al met de nodige zelfhulpboeken gewerkt heeft, waarschijnlijk niet. Pastoor heeft ze ook gelezen, gebruikt er die inzichten uit waaraan hij veel heeft (gehad) en presenteert die vervolgens in een aanpak die ervoor zorgt dat hij geen last meer heeft van stress. Dat alles dankzij een goede planning en de nodige discipline.

 

Bert Peene is opleider en werkt daarnaast als journalist voor Managementboek Magazine en het VO Magazine.​​​​​
 


Ingezonden recensie

Recensent: Kristin Renooij, Conrector op het Tabor College Werenfridus; Hoorn
Rapportcijfer: 9

Het boek ‘Grip. Het geheim van slim werken’ van Rick Pastoor is een eigentijds vervolg op ‘Getting things done’, van David Allen dat wat mij betreft verplichte literatuur is voor iedere manager die efficiënter wil werken. Pastoor geeft hele praktische tips om direct mee aan de slag te gaan waardoor je werkweek gestructureerder verloopt. Zo wordt er handig gebruik gemaakt van de digitale agenda om drie momenten per dag in te plannen voor het bijhouden van je e-mail en lees je dat je na iedere belangrijke vergadering een half uur de tijd moet inplannen om actiepunten direct uit te kunnen werken. 

Al lezende dringt de vraag ‘had ik dat zelf niet eerder kunnen bedenken’ zich op, maar Pastoor zet de tips en de achterliggende gedachten helder op een rij waardoor je spontaan zin krijgt om ermee aan de slag te gaan. De uitdaging is om er ook daadwerkelijk een routine van te maken. 

Het boek bestaat uit drie delen: grip op je week, grip op je jaar en grip op je leven. In ‘grip op je week’ zul je veel van Getting things done terugvinden, in een moderner jasje. Ik vond het mooi om te lezen hoe Pastoor persoonlijk handen en voeten geeft aan ‘Grip op je jaar’ door het maken van een jaarplan met uitdagende doelen en een wekelijkse sessie in te plannen met zijn ‘accountability-partner’, iemand die Pastoor van afstand feedback geeft op zijn functioneren. Het derde deel was voor mij het minst bruikbaar. De diverse delen zijn echter ook prima apart te lezen en te gebruiken.
 


Ingezonden recensie

Recensent: Carin Gabriels, Teamleider op het Pontes Pieter Zeeman; Zierikzee
Rapportcijfer: 7

Het boek geeft een aantal goede en bruikbare tips, bijvoorbeeld rondom het gebruik van evernote (of een andere notitie-app) of het ontmaskeren van zelfmisleiding bij de keuze van een oplossing. Op een aantal punten was het boek voor mij vooral een bewustwording van zaken die ik wel wist, maar lang niet altijd in de praktijk breng zoals het bewust plannen van evaluatie-momenten voor mezelf zowel wekelijks als jaarlijks. 

Het boek is geschreven vanuit de praktijk van het bedrijfsleven. De vraag is dan ook of het ook toepasbaar is voor de collega’s in het onderwijs. Het antwoord daarop is afhankelijk van de functie die je hebt en dan met name de werkzaamheden die het met zich meebrengt. Naarmate je verder afstaat van de dagelijkse, adhoc zaken rondom leerlingen, ouders en de lessen en het meer beleidsmatige zaken betreffen die je agenda vullen, is het boek beter van toepassing. Dit geldt ook voor wat betreft de tips bij het leidinggeven aan collega’s. Zijn ideaal qua werken en werkwijze hierbij heeft betrekking op een maximale aansturing van maximaal 8 collega’s, mijn realiteit is rond de 35…. 

Conclusie: Aardig boek waaruit een ieder zelf moet bepalen wat er voor hem of haar bruikbaar en haalbaar is.

Blijf op de hoogte