Een online visitatietraject? Twee bestuurders delen hun ervaringen

Sinds 2015 organiseert de VO-academie de Collegiale Bestuurlijke Visitaties, inmiddels hebben ongeveer 70 besturen deelgenomen. Dit jaar vond het traject voor het eerst online plaats, onder andere op het Bornego College te Heerenveen. Deelnemers Ilse van Eekelen (voorzitter Scholengroep Over- en Midden-Betuwe) en Hans Wildeboer (bestuurder Bornego College) vertellen over hun ervaringen. 

Waarom hebben jullie deelgenomen aan dit traject?

Wildeboer: “Het Bornego College is lid van Fricolore, een Coöperatieve Vereniging van christelijk en interconfessioneel voortgezet onderwijs in Friesland, de Noordoostpolder en op Urk. Binnen dat netwerk visiteren we als bestuurders elkaar al ruim tien jaar. Nu gaan we overstappen naar de Collegiale Bestuurlijke Visitaties van de VO-academie, vanwege de positieve ervaringen. Het programma ziet er erg gedegen uit. In een visitatietraject houd je de bestuurder een spiegel voor; het is een unieke mogelijkheid om te leren en te reflecteren. De gevisiteerde krijgt de kans om zijn of haar bestuurskracht en -kwaliteit te versterken. Het mooie van visiteren is ook dat je ziet hoe andere scholen hun onderwijs vormgeven en hoe processen zijn geregeld. Elke school heeft zijn parels. De kunst is om die te vinden en te kijken hoe je die kunt gebruiken in je eigen organisatie, zonder te kopiëren.”

Van Eekelen: “Sinds 2019 heb ik deze functie als eenhoofdig bestuur van de Scholengroep Over- en Midden-Betuwe, we hebben vier middelbare scholen en een basisschool. Daarvoor was ik onder andere een aantal jaren schoolleider. Ik ben van de inhoud, dat was voor de schoolleiders wel even wennen. Bestuurder zijn betekent voor mij letterlijk sturen, maar ik pas wel op dat ik niet op de stoel van de directeur ga zitten. Mijn taak is zorgen dat directeuren hun werk goed doen en kunnen doen. Voor mij was het vooral de vraag of ik het goed doe als bestuurder. Hoe wil ik die rol invullen? En hoe doen andere bestuurders dat? Zo’n visitatietraject geeft je de mogelijkheid te leren en jezelf te spiegelen aan anderen.”
Wildeboer: “Ik had me al eerder opgegeven voor het CBV-traject, maar door corona werd het uitgesteld. Omdat ik visiteren belangrijk vind voor mijn functioneren als bestuurder, maar ook als voorbeeld voor mijn medewerkers, heb ik contact opgenomen met de VO-academie. Kunnen we toch niet de gok nemen en alles digitaal doen nu fysiek visiteren niet mogelijk is? Gelukkig hebben ze dat gedaan. Mijn beeld vooraf was toch dat het minder effectief zou zijn. Dat bleek niet te kloppen.”

Hans Wildeboer (Bestuurder Bornego College)	Ilse van Eekelen (Voorzitter Scholengroep Over- en Midden-Betuwe)

Waar zit voor jullie de waarde van de Collegiale Bestuurlijke Visitaties?

Wildeboer: “Je leert elkaar op een ontwapende manier kennen, je kunt dilemma’s en vraagstukken met elkaar delen. Het belangrijkste is dat de persoonlijke leervragen van een bestuurder centraal staan. Elke bestuurder schrijft vooraf een zelfevaluatie met daarin zijn of haar kijk op het eigen bestuurlijk handelen. Dit verslag met hierin opgenomen enkele leervragen bespreek je intern met de panels en deel je vervolgens met de visitatiecommissie. Als deelnemer aan de CBV word je niet alleen zelf gevisiteerd, maar bezoek je ook andere besturen. Op die manier heb ik ook veel geleerd van andere bestuurders. Een van hen had een sterke relatie met de externe omgeving, zoals gemeente en bedrijven. Die samenwerking zette hij in om vernieuwing binnen de school in gang te zetten en te stimuleren. Dat vond ik erg mooi, ik ga proberen dat meer te doen.

Als je zelf wordt gevisiteerd krijg je vanuit verschillende perspectieven input op jouw leervragen. Een bijvangst kan zijn dat de commissie signalen uit de organisatie oppikt die je zelf niet krijgt. Je kunt je nog zo open opstellen als bestuurder, het gevoel van hiërarchie zul je nooit helemaal weg kunnen nemen. Daar moet je je van bewust zijn. De feedback van de commissie is gericht op jouw eigen leervragen en vindt niet plaats in een beoordelende sfeer, dat is prettig.”

Van Eekelen: “Hans heeft meer ervaring met visitaties, voor mij was dit de eerste keer. Vanuit mijn vragen over de invulling van mijn rol vond ik het prettig om te herkennen dat bestuurders met dezelfde dilemma’s en situaties zitten. Bijvoorbeeld over de vraag hoe je een organisatie aanstuurt. Ik heb vooral geleerd van het schrijven van de zelfevaluatie. Het gaf me op meer punten reflectie dan ik dat in mijn eentje had kunnen doen. Ik ben het verslag geëindigd met een aantal paradoxen. Moet ik sturen of loslaten? Meer intern of meer extern? Borgen of ontwikkelen? Die vragen komen vanuit de situatie van de afgelopen twee jaar waarin we heel veel hebben ontwikkeld en verbeterd. En waar ik dicht bij de scholen stond. Er is denk ik niet een eenduidig antwoord, het gaat vooral om de balans vinden. En je steeds bewust zijn van deze paradoxen. 

Ik heb de zelfevaluatie ook gedeeld in mijn organisatie. Het mooie was dat ik daarmee aan de mensen kon uitleggen welke lijn ik voor ogen heb en waarom. Dat was voor hen erg inzichtelijk. Er was ook veel waardering voor hoe ik het doe. Dat is erg fijn, het is de bevestiging dat ik het goed doe.”

Wildeboer: “Het intern delen van de zelfevaluatie, maar ook de uitkomsten van het traject zijn belangrijk. Ik word vaak gekenschetst als ondernemend, toegankelijk en betrokken. Dat heb ik ook in mijn verslag gezet. Omdat wij intern de professionele cultuur willen versterken en hierin ook het goede voorbeeld willen geven, heb ik in de organisatie aangekondigd dat ik aan een traject wilde deelnemen. Mijn zelfevaluatie heb ik gedeeld met als centrale vraag: ‘herkennen jullie wat ik schrijf?’ Gelukkig was dat zo. Uiteraard heb ik in de feedback een aantal aandachtspunten meegekregen. Als ik iets uitzet in de organisatie moet ik soms meer geduld hebben en even op mijn handen gaan zitten om de mensen de tijd te gunnen ermee aan de slag te gaan. Vanuit mijn enthousiasme ga ik te veel meegeven.”

Hoe beviel de online variant?

Wildeboer: “Mijn ervaringen met online visiteren waren boven verwachting. Alle deelnemers waren onder de indruk van wat er mogelijk was en wat we konden leren. We hebben precies hetzelfde stramien gevolgd als bij een normale (fysieke) visitatie; als commissie spreek je met panels van diverse mensen binnen en buiten de organisatie, zoals schoolleiders, docenten, leerlingen, wethouders en bestuurders van andere onderwijsinstellingen. Voorwaarde voor een geslaagde online visitatie is ook een uitstekende logistieke organisatie; zowel intern als vanuit de VO-academie was dit uitstekend geregeld!”

Van Eekelen: “Met een digitale versie haal je inderdaad dezelfde informatie op. Ik moet eerlijk zeggen dat ik van te voren wat huiverig was om het op die manier te doen. De eerste visitatie waar ik als commissielid bij was duurde van half 9 tot half 6, met niet zo heel veel pauze. Mijn eigen visitatie heb ik daarom luchtiger gehouden. Dat is denk ik ook belangrijk als je het online doet. Jammer is wel dat er geen ruimte is om apart met bestuurders te spreken, bij een fysieke ontmoeting is er tijdens de lunch of borrel altijd de mogelijkheid om dieper in te gaan op je vragen. Mochten er meer online trajecten komen is het wellicht goed daar over na te denken. Hoe kun je dat faciliteren?” 

Wildeboer: “Onlangs heb ik ook geparticipeerd in een hybride visitatie; als visitatiecommissie waren we in een conferentieoord, een van de commissieleden schoof digitaal aan. Er ontstaat dan een bijzondere dynamiek. Als commissie heb je met de panels een inspirerend gesprek, alleen wordt degene die digitaal aanschuift vaak ‘vergeten’. Dat is ook lastig. Als een fysieke visitatie niet mogelijk is, dan zou ik dan ook een volledig digitale visitatie adviseren. Zoals gezegd, het traject - of het nu online of fysiek is - levert je als bestuurder heel veel op. Ik hoop dat onze positieve ervaringen andere bestuurders over de streep trekt deel te nemen.”