Bestuurssecretaris is essentieel voor excellent bestuur

Recensent: Bert Peene, freelance docent en journalist voor o.a. Managementboek Magazine, het VO-magazine en de nieuwsbrief van de VO-academie

‘De spin in het web’: zo wordt de bestuurssecretaris in de semipublieke sector vaak getypeerd. Minder vleiende typeringen kom je ook tegen: ‘oliemannetje’ en ‘duizenddingendoekje’ bijvoorbeeld. Daarmee doe je de bestuurssecretaris volgens Niek Kraan groot onrecht. Want bestuurssecretaris is een beroep met een hoge mate van complexiteit. Bestuurssecretarissen zijn in de praktijk onder meer strategisch topadviseur van het bestuur, slimme netwerkers en informele leiders binnen de organisatie. Hoog tijd dus volgens Kraan om daaraan recht te doen. Met zijn boek wil hij tot gefundeerdere beschrijvingen van de bestuurssecretaris komen die uitgebreider, duidelijker en gefundeerder dan de meest gangbare beschrijvingen zijn, ook al omdat over die kant van het beroep geen integrale publicatie bestaat.

Kraan is ervaringsdeskundige.  Hij heeft jarenlang als bestuurssecretaris gewerkt en zijn visie op het beroep aangescherpt door deel te nemen aan tientallen professionaliserings- intervisie- en netwerkbijeenkomsten met andere bestuurssecretarissen in de semipublieke sector. Voor dit boek heeft hij bovendien meer dan twintig mensen geïnterviewd: vakgenoten, maar ook bestuurders, adviseurs, leden van de RvB, recruiters en HR-professionals.

In het eerste deel staat Kraan stil bij de positionering van de bestuurssecretaris in de semipublieke sector. Zeker voor de meerwaarde van de professional in deze functie is dat meteen al een belangrijk hoofdstuk. Je kunt als professional immers alleen van waarde zijn als de organisatie waar je werkt een duidelijke visie op jouw functie heeft én als je die ook zelf hebt. Daarom gaat Kraan onder meer in op vragen als: wat is besturen eigenlijk en wat zijn de belangrijkste kenmerken van de publieke sector? Binnen die context kan de bestuurssecretaris zich op meerdere manieren als steun en toeverlaat van het bestuur positioneren; dé bestuurssecretaris bestaan volgens Kraan niet.

Het tweede deel sluit daar naadloos bij aan door uitvoerig stil te staan bij de vijf rollen van de bestuurssecretaris: de klassieke secretaris, de inhoudelijk-strategisch adviseur, de verbinder, de vertrouweling en de regisseur. Kraan presenteert daarmee nadrukkelijk geen keuzemenu: in de praktijk vervullen secretarissen deze rollen allemaal, in meer of mindere mate, afhankelijk van de context waarin zij moeten opereren.

Aan iedere rol heeft hij een apart hoofdstuk gewijd, dat steeds op dezelfde manier is opgebouwd: eerst ‘een greep uit de vacaturetaal’, dan de bijdrage die de secretaris vanuit deze rol aan het bestuur levert, de vaardigheden die daarvoor nodig zijn, valkuilen, tips en inzichten, een aantal citaten uit de interviews onder de noemer ‘Wat de bestuurder verwacht’ en ten slotte reflecties van de bestuurssecretaris, eveneens afkomstig uit de interviews die Kraan heeft afgenomen.

Het derde en laatste deel van het boek gaat in op de thema’s profiel, passendheid en professionalisering. Kraan beschrijft hierin aan welke achtergronden en kenmerken bestuurssecretarissen moeten voldoen, wat belangrijk is voor een goede match met directie en bestuur en hoe een bestuurssecretaris zijn (of haar) professionaliteit op peil kan houden.

Kraan heeft zijn verhandeling voorzien van talloze ‘intermezzo’s’: columnachtige betogen of artikelen waarin hij zijn visie op een bepaald onderwerp weergeeft. Ook sluit hij ieder hoofdstuk af met een aantal reflectievragen, die de lezer willen helpen de theorie en zijn of haar eigen praktijk met elkaar te verbinden.

Kraan beperkt zich in zijn boek tot de semipublieke sector, omdat die een geheel eigen dynamiek heeft. Toch zijn er voldoende overeenkomsten met het werk van de bestuurssecretaris in de commerciële sector. Die beschrijft hij echter niet zelf. Daarvoor heeft hij in de epiloog twee pagina’s gereserveerd voor Stefan Peij, directeur van de Governance Academy en auteur van talloze onderzoeksrapporten en wetenschappelijke publicaties over de company secretary. Een van de belangrijkste verschillen die hij signaleert, is die van het belang dat de bestuurssecretaris in beide sectoren dient. In de commerciële sector is dat van de hele organisatie, waaronder ook de aandeelhouders; in de semipublieke sector alleen het bestuur. De bestuurssecretaris moet, als het erop aankomt, altijd voor het overkoepelend (organisatie)belang gaan en staan. Daarom zou in de semipublieke sectoren misschien beter gesproken kunnen worden van ‘secretaris van de stichting’ in plaats van ‘secretaris van het bestuur’. Dat zou volgens Peij een serieuze discussie waard zijn.
 


Recensent: Carin Gabriels, afdelingsleider op het Pieter Zeeman Lyceum in Zierikzee

De functie van bestuurssecretaris in het VO is (nog) niet algemeen gangbaar en kan zo her en der andere beelden oproepen van de inhoud dan deze functie daadwerkelijk inhoudt.

Het boek, dat gebaseerd is op ervaringen van een breed scala aan bestuurssecretarissen, verspreid over profit en non-profit organisaties, laat een divers beeld zien van de inhoudelijke invulling van deze functie. Er is sprake van vijf rollen die in deze functie samenvallen. Hierin is de positie van de bestuurssecretaris ten opzichte van de bestuurder en de Raad van Toezicht/Commissarissen een belangrijk gegeven.

Dit boek geeft daarnaast inzicht in welke eigenschappen en vooral vaardigheden een bestuurssecretaris minimaal dient te hebben om zich in deze functie staande te kunnen houden.

Al met al een interessant boek voor iedereen die deze functie overweegt; het biedt inzicht in de verschillende mogelijkheden qua invulling van de functie, maar ook de valkuilen die iedere keuze met zich brengt. Daarbij worden de valkuilen voorzien van tips hoe hiermee rekening te houden.

Voor bestuurders die al een bestuurssecretaris in dienst hebben, geeft het boek een mooie aanleiding om met elkaar eens het gesprek te hebben over de wederzijdse verwachtingen, de praktijk hierbij en de weerbarstigheid die dit kan oproepen.

Blijf op de hoogte